REGULAMIN SERWISU FISKOMAT
§ 1. Definicje
Pojęcia użyte w niniejszym Regulaminie pisane wielką literą mają następujące znaczenie:
Operator – podmiot świadczący usługi za pośrednictwem Oprogramowania, tj. BIIZII PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Kraków, przy ul. Szlak 77 / 222, 31-153, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001093008, posiadająca NIP: 6762664552 oraz REGON: 528030015
Oprogramowanie (lub Serwis) – innowacyjna aplikacja internetowa pod nazwą Fiskomat (dawniej Księgolot), działająca w modelu SaaS (Software as a Service). Oprogramowanie służy do samodzielnego prowadzenia księgowości oraz zarządzania finansami, dedykowane w szczególności osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).
Klient – osoba fizyczna prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą (samozatrudniony), która zaakceptowała Regulamin i korzysta z Oprogramowania. Usługi świadczone przez Operatora mają charakter wyłącznie zawodowy (B2B) i są bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą Klienta, z zastrzeżeniem § 2a.
Konto – indywidualny, autoryzowany panel Klienta w Oprogramowaniu, wydzielony na serwerach Operatora i zabezpieczony unikalnym adresem e-mail (Loginem) oraz zdefiniowanym przez Klienta hasłem. Za pośrednictwem Konta Klient uzyskuje dostęp do funkcjonalności Serwisu. W ramach Oprogramowania obowiązuje zasada: jedno Konto przypisane jest do jednego numeru NIP Klienta.
Abonament (lub Opłata Abonamentowa) – cykliczna opłata uiszczana z góry przez Klienta na rzecz Operatora, z tytułu świadczenia usług i udzielenia dostępu do odpłatnych funkcjonalności Oprogramowania w danym okresie rozliczeniowym.
Cennik – udostępniony w ramach Oprogramowania oraz na stronie internetowej Serwisu wykaz obowiązujących opłat za Abonament oraz ewentualne usługi dodatkowe. Cennik określa również pakiety oraz przypisane do nich limity systemowe (np. ograniczenia dotyczące liczby analizowanych pozycji kosztowych w danym okresie rozliczeniowym).
Regulamin – niniejszy dokument określający zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Operatora, warunki korzystania z Oprogramowania przez Klientów oraz zasady ochrony danych.
Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Operatorem a Klientem na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie. Umowa zostaje zawarta z chwilą skutecznego zakończenia procesu rejestracji Konta i zaakceptowania Regulaminu przez Klienta.
§ 2. Postanowienia ogólne i warunki techniczne
Oprogramowanie Fiskomat jest narzędziem o charakterze stricte zawodowym, przeznaczonym wyłącznie dla przedsiębiorców w ramach relacji B2B (Business-to-Business). Klient, akceptując niniejszy Regulamin, oświadcza, że założenie Konta i korzystanie z Serwisu ma bezpośredni związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub zawodową.
Do poprawnego i niezakłóconego korzystania z Oprogramowania niezbędne jest spełnienie przez infrastrukturę Klienta następujących minimalnych wymagań technicznych:
a) posiadanie urządzenia końcowego (komputer, smartfon, tablet) ze stabilnym dostępem do sieci Internet,
b) korzystanie z aktualnej, wspieranej przez producenta wersji przeglądarki internetowej (np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Edge) z włączoną obsługą plików cookies oraz technologii JavaScript.
Operator nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia lub nieprawidłowości w działaniu Serwisu wynikające z niespełnienia przez Klienta wymogów technicznych określonych w ust. 2, w szczególności za awarie sprzętu Klienta lub zakłócenia wynikające z niskiej jakości łącza internetowego.
Klient zobowiązuje się do korzystania z Oprogramowania w sposób zgodny z jego przeznaczeniem, obowiązującymi przepisami prawa oraz dobrymi obyczajami. Bezwzględnie zakazane jest:
a) wprowadzanie do Oprogramowania jakichkolwiek wirusów, koni trojańskich, złośliwych skryptów, botów czy innego oprogramowania mogącego uszkodzić lub przeciążyć infrastrukturę Operatora,
b) podejmowanie prób nieautoryzowanego dostępu do danych innych użytkowników (hakowanie, inżynieria wsteczna, dekompilacja kodu Oprogramowania).
Ze względów bezpieczeństwa oraz z uwagi na międzynarodowy charakter obrotu gospodarczego, Klient oświadcza i gwarantuje, że:
a) ani on, ani podmioty z nim powiązane kapitałowo lub osobowo nie są objęte sankcjami gospodarczymi, embargami ani innymi środkami ograniczającymi nałożonymi na podstawie przepisów Unii Europejskiej, Rzeczypospolitej Polskiej lub Organizacji Narodów Zjednoczonych,
b) nie znajduje się na międzynarodowych listach podmiotów objętych sankcjami oraz nie podejmuje za pośrednictwem Oprogramowania działań na rzecz takich podmiotów.
W przypadku naruszenia zakazów wymienionych w ust. 4 lub powzięcia przez Operatora informacji o niezgodności z prawdą oświadczeń z ust. 5, Operator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego, trwałego zablokowania Konta Klienta i rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym bez prawa do zwrotu uiszczonych Opłat Abonamentowych.
§ 2a. Ochrona konsumencka osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą
Zgodnie z art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, Klient będący osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) może korzystać z ochrony przewidzianej dla konsumentów, jeżeli Umowa zawierana z Operatorem nie ma dla Klienta charakteru zawodowego wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez niego działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
W procesie rejestracji Konta Klient może złożyć oświadczenie, czy Umowa ma dla niego charakter zawodowy, czy też nie ma takiego charakteru. Oświadczenie to wpływa na zakres uprawnień przysługujących Klientowi na mocy przepisów prawa.
Klient, który oświadczył, że Umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego (dalej: „Klient-Konsument”), korzysta z następujących uprawnień:
a) prawo do odstąpienia od Umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny, zgodnie z ustawą o prawach konsumenta. W przypadku rozpoczęcia świadczenia usług przed upływem terminu do odstąpienia, Klient-Konsument zobowiązany jest do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia,
b) ochrona przed klauzulami abuzywnymi (niedozwolonymi postanowieniami umownymi) zgodnie z art. 385¹–385³ Kodeksu cywilnego,
c) prawo do właściwości sądu zgodnie z przepisami ogólnymi (w tym sądu właściwego dla miejsca zamieszkania Klienta-Konsumenta),
d) uprawnienia z tytułu rękojmi na zasadach określonych w przepisach prawa.
Wzór formularza odstąpienia od Umowy stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu i jest udostępniany Klientowi-Konsumentowi w procesie rejestracji oraz w panelu Konta.
Klient ponosi odpowiedzialność za prawdziwość złożonego oświadczenia o zawodowym lub niezawodowym charakterze Umowy.
§ 3. Zakres usług i sztuczna inteligencja (AI)
Operator za pośrednictwem Oprogramowania udostępnia Klientowi zestaw narzędzi wspierających procesy zarządzania finansami oraz prowadzenia ewidencji księgowej dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. W ramach podstawowych funkcjonalności Serwisu Klient ma możliwość m.in.:
a) wystawiania faktur sprzedaży, w tym z uwzględnieniem atrybutów JPK i kodów GTU,
b) odbierania, przetwarzania i klasyfikacji faktur kosztowych poprzez integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
c) prowadzenia ewidencji wydatków w ramach Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR),
d) generowania plików JPK_V7 oraz śledzenia bieżących zobowiązań z tytułu podatków (PIT, VAT) i składek ZUS,
e) prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz pojazdów firmowych,
f) zarządzania bazą kontrahentów oraz monitorowania stanu płatności bankowych.
Oprogramowanie Fiskomat może posiadać innowacyjne moduły wspomagające automatyzację, zaprojektowane w celu ułatwienia pracy Klienta. Należą do nich w szczególności:
a) Inteligentny Asystent ZUS – mechanizm weryfikujący okresy prowadzenia działalności i przypominający o możliwości skorzystania z ustawowych ulg (np. Ulga na Start, Preferencyjny ZUS), a także obsługujący zbieg tytułów do ubezpieczeń.
b) Zaawansowany Kreator Kosztów i Pojazdów – narzędzie automatycznie dobierające odpowiednie kolumny KPiR i wskaźniki odliczeń dla wydatków eksploatacyjnych pojazdów (np. 50% VAT, proporcje PIT), z uwzględnieniem ustawowych limitów wartości pojazdów elektrycznych i spalinowych.
c) Inteligentne Dopasowywanie Płatności Wielowalutowych – automatyczny mechanizm przeliczający płatności zagraniczne i sugerujący właściwe kwoty w oparciu o bieżące kursy wymiany walut.
d) Asystent Zamknięcia Miesiąca – interaktywna lista kontrolna wspomagająca proces weryfikacji i zamykania danego okresu rozliczeniowego.
Operator zastrzega, że Serwis dostarcza wyłącznie narzędzia informatyczne i nie świadczy usług doradztwa prawnego, podatkowego ani księgowego. Narzędzia wykorzystujące mechanizmy automatyzacji i sztucznej inteligencji (AI), w tym Asystent ZUS oraz Kreator Kosztów, pełnią rolę wyłącznie informacyjną i pomocniczą.
Ostateczna decyzja dotycząca klasyfikacji dokumentu, wyboru odpowiednich stawek podatkowych, zastosowania ulg czy wysłania deklaracji podatkowej spoczywa każdorazowo na Kliencie. Operator nie ponosi odpowiedzialności prawnej ani finansowej za decyzje biznesowe i podatkowe podjęte przez Klienta na podstawie danych wygenerowanych przez algorytmy Oprogramowania.
Operator oświadcza, że nie wykorzystuje danych wprowadzanych przez Klientów do Serwisu w celu trenowania lub ulepszania modeli sztucznej inteligencji. Dane Klientów są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług określonych w niniejszym Regulaminie oraz w Polityce Prywatności.
Zasady przetwarzania danych osobowych, w tym danych wprowadzanych do Oprogramowania, określa Polityka Prywatności stanowiąca odrębny dokument dostępny na stronie internetowej Serwisu oraz w panelu Konta.
§ 4. Rejestracja, limity konta i weryfikacja
Rejestracja w Serwisie polega na prawidłowym wypełnieniu elektronicznego formularza rejestracyjnego oraz założeniu Konta. Klient zobowiązany jest do podania w procesie rejestracji oraz bieżącego aktualizowania pełnych i zgodnych ze stanem faktycznym danych swojej działalności gospodarczej.
W Oprogramowaniu obowiązuje bezwzględna zasada „jedno Konto = jeden numer NIP”. Oznacza to, że za pośrednictwem pojedynczego Konta Klient może prowadzić księgowość, przetwarzać dokumenty i zarządzać finansami wyłącznie dla jednego podmiotu gospodarczego. Próby obsługi wielu działalności pod różnymi numerami NIP w ramach jednego Konta stanowią naruszenie Regulaminu.
Świadczenie usług w ramach podstawowego pakietu Abonamentu podlega ograniczeniom ilościowym (tzw. limitom systemowym), mającym na celu zachowanie płynności i wydajności Oprogramowania. W ramach pakietu podstawowego Klient otrzymuje limit w wysokości 100 pozycji do zautomatyzowanej analizy w jednym cyklu rozliczeniowym (miesiącu).
Przez „pozycję do analizy”, o której mowa w ust. 3, rozumie się pojedynczą, unikalną pozycję odczytywaną i procesowaną z dokumentu. Przykładowo: jedna pozycja towarowa lub usługowa znajdująca się na fakturze zakupowej zużywa jeden punkt z dostępnego limitu. Zasady zwiększania limitów lub opłaty za ich przekroczenie reguluje aktualny Cennik. W przypadku braku możliwości zwiększenia limitu pozostaje manualna kategoryzacja pozycji.
Z uwagi na wymogi prawne oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, w przypadku chęci uruchomienia przez Klienta zaawansowanych funkcji Oprogramowania – w szczególności modułów pozwalających na bezpośrednią wysyłkę deklaracji podatkowych (np. plików JPK) do urzędów skarbowych lub komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) – Operator zastrzega sobie prawo do żądania dodatkowej weryfikacji tożsamości Klienta oraz jego uprawnień do reprezentowania danego podmiotu.
Dodatkowa weryfikacja, o której mowa w ust. 5, może zostać przeprowadzona w oparciu o procedury wdrożone przez Operatora, w tym w szczególności poprzez wymóg wykonania zwrotnego przelewu weryfikacyjnego (na symboliczną kwotę) z rachunku bankowego przypisanego bezpośrednio do weryfikowanej działalności gospodarczej Klienta. Do momentu pozytywnego zakończenia weryfikacji tożsamości, Operator ma prawo zablokować Klientowi dostęp do funkcji wysyłki dokumentów do organów administracji państwowej.
§ 5. Płatności, Abonament i Gwarancja Rezygnacji (31 dni)
Dostęp do pełnych funkcjonalności Oprogramowania ma charakter odpłatny. Z tytułu świadczenia usług Klient zobowiązany jest do uiszczania Opłaty Abonamentowej, której wysokość określa Cennik. Opłata Abonamentowa pobierana jest z góry (w formie przedpłaty) za wybrany przez Klienta cykl rozliczeniowy (np. miesięczny lub roczny).
Płatności realizowane są za pośrednictwem zintegrowanych, zewnętrznych operatorów płatności elektronicznych. Operator Oprogramowania umożliwia dokonywanie wpłat za pomocą bezpiecznych metod płatności, w tym m.in. kartą płatniczą (kredytową lub debetową), systemem BLIK oraz za pomocą szybkich przelewów internetowych (pay-by-link).
Wybierając płatność kartą płatniczą, Klient wyraża zgodę na uruchomienie płatności cyklicznych (model subskrypcyjny). Oznacza to, że Opłata Abonamentowa na każdy kolejny okres rozliczeniowy będzie pobierana automatycznie z przypisanej do Konta karty płatniczej. Subskrypcja odnawia się automatycznie, dopóki Klient nie zrezygnuje z niej poprzez odpowiednią opcję w ustawieniach Konta, co najmniej na 24 godziny przed rozpoczęciem kolejnego cyklu rozliczeniowego.
Po zaksięgowaniu wpłaty na rachunku Operatora, Klient otrzyma dokument sprzedaży (fakturę VAT). Akceptując niniejszy Regulamin, Klient wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej (np. w pliku PDF) na adres e-mail przypisany do Konta lub poprzez udostępnienie ich do pobrania bezpośrednio w panelu Oprogramowania.
Umowy zawierane na podstawie niniejszego Regulaminu mają charakter zawodowy (B2B), w związku z czym Klientom co do zasady nie przysługuje ustawowe prawo konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Zastrzeżenie to nie dotyczy Klientów-Konsumentów w rozumieniu § 2a, którym przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
Niezależnie od postanowień ust. 5, Operator dobrowolnie udziela każdemu nowo zarejestrowanemu Klientowi specjalnej „Gwarancji Satysfakcji”. W ramach tej gwarancji, Klient ma prawo do bezwarunkowej rezygnacji z usług Oprogramowania w terminie 31 dni od momentu założenia Konta, bez podawania przyczyny.
Aby skorzystać z Gwarancji Satysfakcji, Klient musi poinformować Operatora o chęci rezygnacji w terminie 31 dni od rejestracji, przesyłając stosowną wiadomość na adres e-mail wsparcia technicznego lub korzystając z odpowiedniej opcji usunięcia Konta w panelu systemowym. W takim przypadku Umowa ulega natychmiastowemu rozwiązaniu, a Operator gwarantuje zwrot 100% uiszczonej przez Klienta Opłaty Abonamentowej na rachunek lub kartę, z której dokonano pierwotnej płatności.
§ 6. Własność intelektualna i Licencja
Oprogramowanie Fiskomat, w tym w szczególności jego kod źródłowy, interfejs graficzny (UI/UX), struktura baz danych, nazwa, logotypy oraz zaimplementowane algorytmy (w tym mechanizmy sztucznej inteligencji, Asystent ZUS i Kreator Kosztów), stanowią wyłączną własność intelektualną Operatora. Elementy te podlegają pełnej ochronie prawnej na mocy przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz o własności przemysłowej.
Z chwilą pomyślnej rejestracji Konta oraz – w przypadku funkcji płatnych – uiszczenia Opłaty Abonamentowej, Operator udziela Klientowi odpłatnej, niewyłącznej, niezbywalnej i nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Oprogramowania.
Licencja zostaje udzielona wyłącznie na czas trwania opłaconego cyklu rozliczeniowego (lub darmowego okresu próbnego) i ogranicza się do prawa korzystania z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem, tj. do prowadzenia księgowości i zarządzania finansami w ramach własnej działalności gospodarczej Klienta (jednego przypisanego numeru NIP).
Udzielona licencja nie daje Klientowi prawa do udzielania sublicencji. Bezwzględnie zabrania się odsprzedawania, wynajmowania, dzierżawienia, użyczania lub w jakikolwiek inny sposób udostępniania Konta, a także przekazywania danych logowania (Loginu i Hasła) osobom trzecim.
W ramach korzystania z Oprogramowania, Klientowi bezwzględnie zabrania się podejmowania jakichkolwiek działań ingerujących w technologię i własność Operatora. W szczególności niedozwolone jest:
a) dokonywanie inżynierii wstecznej (reverse engineering), dekompilacji, deasemblacji oraz podejmowanie innych prób pozyskania lub odkrycia kodu źródłowego Oprogramowania,
b) kopiowanie, powielanie, modyfikowanie lub naśladowanie rozwiązań funkcjonalnych, struktury baz danych, algorytmów obliczeniowych oraz elementów graficznych Serwisu,
c) tworzenie oprogramowania pochodnego, konkurencyjnych narzędzi lub usług w oparciu o rozwiązania, koncepcje i know-how zdobyte podczas korzystania z Oprogramowania.
Naruszenie przez Klienta praw własności intelektualnej Operatora lub złamanie zakazów określonych w ust. 4 i 5 stanowi rażące naruszenie Regulaminu. W takim przypadku Operator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zablokowania Konta i rozwiązania Umowy z winy Klienta, bez prawa do zwrotu uiszczonych Opłat Abonamentowych, z zachowaniem prawa do dochodzenia pełnego odszkodowania z tytułu poniesionych strat na zasadach ogólnych.
§ 7. Odpowiedzialność Operatora i poziom usług (SLA)
Operator dokłada należytej staranności, aby zapewnić nieprzerwane i bezawaryjne działanie Oprogramowania Fiskomat, jednakże z uwagi na specyfikę systemów informatycznych nie gwarantuje jego 100% niezawodności i bezbłędności.
Operator dąży do zapewnienia dostępności Oprogramowania na poziomie nie niższym niż 99,5% w skali miesiąca kalendarzowego, z wyłączeniem planowanych przerw serwisowych. Do czasu niedostępności nie wlicza się przerw wynikających z przyczyn niezależnych od Operatora (siła wyższa, awarie systemów zewnętrznych, w tym KSeF i bramek Ministerstwa Finansów).
Operator informuje Klientów o planowanych przerwach technicznych (prace serwisowe, aktualizacje, migracje) z wyprzedzeniem co najmniej 48 godzin, za pośrednictwem komunikatu w panelu Oprogramowania, strony internetowej lub wiadomości e-mail. Operator dołoży starań, aby planowane przerwy serwisowe nie przypadały w kluczowych terminach podatkowych (w szczególności w okresie od 23. do 26. dnia miesiąca oraz w terminach składania deklaracji ZUS).
W przypadku wystąpienia awarii krytycznej (uniemożliwiającej korzystanie z podstawowych funkcji Serwisu), Operator zobowiązuje się do podjęcia działań naprawczych niezwłocznie po uzyskaniu informacji o awarii oraz do bieżącego informowania Klientów o statusie prac poprzez komunikat w Serwisie lub na stronie statusowej.
Zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, całkowita odpowiedzialność kontraktowa i deliktowa Operatora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług, niezależnie od jej podstawy prawnej, jest ograniczona wyłącznie do szkody rzeczywiście poniesionej przez Klienta (tzw. damnum emergens).
Górna granica odpowiedzialności finansowej Operatora wobec Klienta z jakiegokolwiek tytułu nie może przekroczyć równowartości Opłat Abonamentowych (netto) uiszczonych przez Klienta na rzecz Operatora za okres ostatnich zakończonych 2 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. W przypadku, gdy Klient korzystał z Oprogramowania krócej niż 12 miesięcy, limit ten wynosi równowartość opłat uiszczonych za ostatni miesiąc w przeliczeniu na jeden miesiąc.
Operator w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie wyłącza swoją odpowiedzialność za utracone przez Klienta korzyści (lucrum cessans), w tym za utratę spodziewanych przychodów, zysków, kontraktów lub utratę reputacji rynkowej. Postanowienie to nie ma zastosowania w zakresie, w jakim ograniczenie odpowiedzialności byłoby niedopuszczalne wobec Klientów-Konsumentów w rozumieniu § 2a.
Operator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia, błędy lub przerwy w świadczeniu usług, a także za ewentualne szkody wynikające z przyczyn od niego niezależnych (siła wyższa), w tym w szczególności za:
a) przerwy w dostawie energii elektrycznej lub awarie globalnej sieci Internet, w tym zakłócenia po stronie dostawcy usług telekomunikacyjnych Klienta,
b) niedostępność, awarie, błędy, opóźnienia lub zmiany w architekturze systemów administracji państwowej, w tym w szczególności Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz bramek Ministerstwa Finansów służących do wysyłki plików JPK lub innych e-deklaracji,
c) nieprawidłowe funkcjonowanie urządzeń końcowych, systemów operacyjnych lub przeglądarek internetowych wykorzystywanych przez Klienta.
W przypadku czasowej niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub innych systemów administracji państwowej, Operator podejmie uzasadnione starania w celu automatycznego ponowienia próby wysłania dokumentów po przywróceniu dostępności tych systemów.
Operator nie odpowiada za żadne sankcje karno-skarbowe, odsetki za zwłokę, kary administracyjne ani inne obciążenia finansowe nałożone na Klienta przez organy państwowe, które powstały w wyniku:
a) wprowadzenia przez Klienta błędnych, niepełnych lub fałszywych danych do Oprogramowania,
b) wyboru niewłaściwych parametrów podatkowych, stawek VAT lub proporcji odliczeń,
c) nieterminowego wygenerowania i wysłania plików podatkowych (np. JPK_V7, deklaracji ZUS),
d) niezastosowania się do ostrzeżeń lub komunikatów generowanych przez zautomatyzowane moduły (Asystent ZUS, Kreator Kosztów),
e) udostępnienia danych logowania do Konta osobom nieuprawnionym.
§ 8. Zawieszenie dostępu, Usunięcie Konta i Retencja Danych
Klient ma prawo w dowolnym momencie zrezygnować z dalszego korzystania z Oprogramowania i usunąć swoje Konto, korzystając z dedykowanej opcji w ustawieniach Serwisu. Samodzielne usunięcie Konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy o świadczenie usług. Przed usunięciem Konta Klient zostanie poinformowany o możliwości wyeksportowania swoich danych zgodnie z § 8a.
W przypadku braku zaksięgowania Opłaty Abonamentowej za kolejny cykl rozliczeniowy w wyznaczonym terminie (np. z powodu odrzucenia obciążenia karty płatniczej), Operator powiadomi Klienta o zaległości za pośrednictwem wiadomości e-mail na adres przypisany do Konta. Jeżeli Klient nie ureguluje zaległej płatności w terminie 7 dni od dnia wysłania powiadomienia (okres karencji), Operator ma prawo do zawieszenia dostępu Klienta do Oprogramowania (blokada Konta).
W okresie zawieszenia Konta z powodu braku płatności, Klient zachowuje dostęp do Konta w trybie „tylko do odczytu” przez okres 30 dni od dnia zawieszenia. W trybie „tylko do odczytu” Klient ma możliwość przeglądania swoich danych oraz ich eksportowania zgodnie z § 8a, lecz nie może korzystać z funkcji edycji, wystawiania faktur, generowania raportów ani wysyłania deklaracji.
W modelu biznesowym Fiskomat, Operator nie świadczy na rzecz Klientów długoterminowych usług archiwizacyjnych dla nieaktywnych profili.
Dane przypisane do Konta, które zostało zawieszone z powodu braku płatności, są kwalifikowane do trwałego skasowania z serwerów Operatora po upływie 30 dni od dnia zawieszenia Konta, chyba że Klient w tym czasie ureguluje należności i reaktywuje subskrypcję. Po upływie tego terminu wszystkie wprowadzone dokumenty, rejestry (np. KPiR, JPK), konfiguracje oraz bazy kontrahentów ulegają bezpowrotnemu zniszczeniu.
Mając na uwadze treść ust. 4-5, obowiązek prawidłowego archiwizowania i przechowywania dokumentacji księgowej spoczywa wyłącznie na Kliencie. Klient zobowiązany jest do regularnego pobierania i zabezpieczania swoich danych we własnym zakresie, a przed planowanym usunięciem Konta lub rezygnacją z subskrypcji – do samodzielnego wyeksportowania wszystkich niezbędnych rejestrów i plików z wykorzystaniem dostępnych w Oprogramowaniu narzędzi eksportu.
§ 8a. Przenoszenie danych i zmiana dostawcy
Klientowi przysługuje prawo do przeniesienia swoich danych zgromadzonych w Oprogramowaniu do innego dostawcy usług lub na własną infrastrukturę, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 (Data Act).
Operator umożliwia Klientowi eksport danych wprowadzonych do Serwisu w powszechnie używanych, ustandaryzowanych i nadających się do odczytu maszynowego formatach, w tym w szczególności: CSV, JSON, PDF oraz XML. Szczegółowy wykaz dostępnych formatów eksportu oraz rodzajów danych możliwych do wyeksportowania jest dostępny w panelu Konta w sekcji „Eksport danych”.
Klient może w każdym czasie w trakcie trwania Umowy dokonać eksportu swoich danych za pośrednictwem narzędzi eksportu dostępnych w panelu Konta. W przypadku braku dostepności usługi eksportu, Klient może w każdym czasie w trakcie trwania Umowy złożyć wniosek o eksport swoich danych za pośrednictwem formularza kontaktowego lub adresu e-mail: kontakt@biizii.com . Operator zrealizuje eksport w terminie do 14 dni roboczych od otrzymania wniosku, w wybranym przez Klienta formacie spośród dostępnych: CSV, PDF, XML.
Po rozwiązaniu Umowy (niezależnie od przyczyny rozwiązania), Klient zachowuje prawo do eksportu swoich danych przez okres nie krótszy niż 30 dni od dnia rozwiązania Umowy. W tym okresie Operator zapewnia dostęp do narzędzi eksportu w trybie „tylko do odczytu”.
Operator nie pobiera od Klienta opłat za eksport danych, o którym mowa w niniejszym paragrafie.
Okres wypowiedzenia Umowy przez Klienta nie może przekraczać 2 miesięcy, z zastrzeżeniem krótszych terminów wynikających z postanowień niniejszego Regulaminu.
Operator udostępnia informacje o procedurach migracji danych, dostępnych formatach eksportu oraz ewentualnych ograniczeniach technicznych w dokumentacji pomocniczej dostępnej na stronie internetowej Serwisu.
§ 9. Reklamacje i Wsparcie techniczne
W ramach świadczonych usług Operator zapewnia Klientom dostęp do pomocy technicznej związanej z bieżącym funkcjonowaniem Oprogramowania. Zapytania techniczne oraz zgłoszenia błędów można kierować za pośrednictwem wbudowanego w Serwisie formularza kontaktowego (czatu) lub bezpośrednio na adres poczty elektronicznej: kontakt@biizii.com
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, przerw w dostępie do Oprogramowania lub błędów w rozliczeniach Opłat Abonamentowych, Klientowi przysługuje prawo do złożenia formalnej reklamacji.
W celu sprawnej i skutecznej obsługi, zgłoszenie reklamacyjne powinno zostać przesłane drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w ust. 1 i zawierać co najmniej:
a) dane identyfikujące Klienta, w tym nazwę firmy, numer NIP oraz adres e-mail przypisany do Konta,
b) szczegółowy opis problemu będącego przedmiotem reklamacji, w tym okoliczności jego wystąpienia (np. jakiej funkcji lub jakiego dokumentu dotyczy błąd),
c) datę i, w miarę możliwości, dokładną godzinę wystąpienia nieprawidłowości,
d) określenie żądania lub oczekiwań Klienta w związku ze składaną reklamacją (np. usunięcie usterki, korekta rozliczeń).
Jeżeli podane w reklamacji informacje są niewystarczające do jej rozpatrzenia (np. brak opisu błędu uniemożliwiający jego odtworzenie), Operator niezwłocznie zwróci się do Klienta z prośbą o ich uzupełnienie. W takim przypadku czas na rozpatrzenie reklamacji liczony jest od momentu dostarczenia przez Klienta brakujących informacji.
Operator zobowiązuje się do ustosunkowania się do kompletnej reklamacji w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia jej doręczenia. Decyzja dotycząca sposobu rozstrzygnięcia reklamacji zostanie przesłana Klientowi w formie wiadomości e-mail, na adres przypisany do Konta.
Operator zastrzega, że uznanie reklamacji technicznej za zasadną oznacza przyjęcie zgłoszenia do realizacji przez dział deweloperski, jednakże czas faktycznego usunięcia usterki w kodzie Oprogramowania jest uzależniony od stopnia jej skomplikowania oraz harmonogramu prac technicznych Operatora. Błędy krytyczne (uniemożliwiające korzystanie z Serwisu) traktowane są z najwyższym priorytetem.
§ 9a. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
W zakresie, w jakim Operator przetwarza dane osobowe kontrahentów Klienta lub inne dane osobowe wprowadzone przez Klienta do Oprogramowania, Operator działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), a Klient – jako administrator tych danych.
Szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora, wykaz podprocesorów oraz stosowane środki techniczne i organizacyjne, określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) stanowiąca Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
Akceptacja niniejszego Regulaminu przez Klienta jest równoznaczna z zawarciem Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych na warunkach określonych w Załączniku nr 2.
Klient, jako administrator danych osobowych swoich kontrahentów, jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności przetwarzania tych danych z obowiązującymi przepisami prawa, w tym za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do wprowadzenia danych osobowych kontrahentów do Oprogramowania.
§ 10. Postanowienia końcowe
Prawem właściwym dla wszelkich zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu oraz umów o świadczenie usług zawieranych pomiędzy Operatorem a Klientem jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Operator zastrzega sobie prawo do jednostronnego wprowadzania zmian w Regulaminie oraz Cenniku z ważnych przyczyn biznesowych, technicznych lub prawnych. Do ważnych przyczyn zalicza się w szczególności:
a) zmiany w powszechnie obowiązujących przepisach prawa (np. prawa podatkowego) wymuszające dostosowanie Oprogramowania,
b) wdrożenie nowych funkcjonalności, aktualizacji technologicznych lub modyfikację dotychczasowego działania Serwisu,
c) wzrost kosztów operacyjnych świadczenia usług, w tym zmianę stawek podatkowych, kosztów infrastruktury serwerowej lub istotny wzrost wskaźnika inflacji.
O planowanych zmianach Regulaminu lub Cennika Operator poinformuje Klientów z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, przesyłając stosowną informację na adres e-mail przypisany do Konta lub publikując wyraźny komunikat w panelu głównym Oprogramowania.
Zmiana Cennika nie wpływa na wysokość Opłaty Abonamentowej za okresy rozliczeniowe, które zostały już przez Klienta z góry opłacone. Nowe stawki obowiązują dopiero od momentu odnowienia subskrypcji na kolejny cykl.
Jeżeli Klient nie akceptuje wprowadzanych zmian, ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmian w życie, poprzez usunięcie Konta. W przypadku Klientów-Konsumentów w rozumieniu § 2a, wejście w życie zmian Regulaminu wymaga aktywnej akceptacji (np. poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku w panelu Konta). Brak aktywnej akceptacji przez Klienta-Konsumenta w terminie 14 dni od dnia poinformowania o zmianach skutkuje rozwiązaniem Umowy z dniem wejścia zmian w życie, z zachowaniem prawa do eksportu danych zgodnie z § 8a. W przypadku pozostałych Klientów dalsze korzystanie z Oprogramowania po dacie wejścia w życie modyfikacji jest równoznaczne z akceptacją nowej treści Regulaminu lub Cennika.
Klauzula salwatoryjna: Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu zostanie uznane prawomocnym orzeczeniem sądu za nieważne, bezskuteczne lub niemożliwe do wyegzekwowania, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień dokumentu. W miejsce nieważnego zapisu Strony (lub sąd) zastosują postanowienie ważne i skuteczne, które w najwyższym stopniu oddaje pierwotny cel gospodarczy i biznesowy usuniętego postanowienia.
Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z korzystaniem z Oprogramowania Fiskomat Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności rozwiązywać na drodze polubownych negocjacji.
W przypadku braku osiągnięcia porozumienia w terminie 30 dni od daty zgłoszenia roszczenia, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Operatora. Postanowienie to nie dotyczy Klientów-Konsumentów w rozumieniu § 2a, dla których właściwość sądu określają przepisy ogólne Kodeksu postępowania cywilnego.
§ 10a. Pozasądowe rozstrzyganie sporów
Operator informuje Klientów-Konsumentów w rozumieniu § 2a o możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym w szczególności:
a) za pośrednictwem platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR) prowadzonej przez Komisję Europejską, dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr,
b) poprzez mediację prowadzoną przez właściwy wojewódzki inspektorat Inspekcji Handlowej,
c) przed właściwym stałym polubownym sądem konsumenckim działającym przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej.
Szczegółowe informacje o pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym o zasadach dostępu do tych procedur, dostępne są na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów pod adresem: https://www.uokik.gov.pl.
Skorzystanie z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń ma charakter dobrowolny i wymaga zgody obu Stron.